Nous vous proposons 2 cas concrets de festival. Pour chaque cas, nous vous présentons les méthodes à mettre en place afin de disposer de la billetterie la plus adaptée à votre organisation.
1) Les festivals multi représentations (plusieurs spectacles en des lieux et dates différentes)
Ce sont des festivals qui peuvent se dérouler dans plusieurs salles distinctes et proposent plusieurs spectacles à différentes dates et heures.
C’est par exemple majoritairement le cas pour les festivals de musique classique ou de théâtre.
Outre la possibilité pour le spectateur de réserver des spectacles secs, vous pourrez lui proposer des forfaits (plusieurs billets à tarif préférentiel), des abonnements…
2) Les festivals mono site mais multi concerts (plusieurs concerts, simultanés ou non, dans les même lieux)
Ce sont des festivals en général organisés dans des lieux ouverts, proposant éventuellement plusieurs scènes, comme Musicalarue à Luxey, Rio Loco à Toulouse…
Une fois le festivalier entré dans la zone, il peut y rester et assister à tous les concerts de la journée.
Vous allez pouvoir proposer des billets à la journée, des pass pour plusieurs jours et éventuellement mettre en place un système pour que les sorties ne soient pas définitives.
Si vous ne retrouvez pas votre organisation dans les descriptions ci dessus, contactez nous, nous saurons vous guider.
Festivals multi représentations
Votre festival est composé de plusieurs spectacles.
Le spectateur doit disposer d’un billet propre à chaque spectacle.
C’est par exemple le cas pour un festival de musique classique qui propose plusieurs concerts, dans des lieux distincts ou encore pour un festival de jazz ou un festival de marionnettes…
Avant tout, assurez-vous d’avoir référencé les lieux de représentation et créé la liste des tarifs que vous allez appliquer.
Il vous suffit de créer chaque spectacle (voir créer un spectacle) puis d’associer à ce spectacle une ou plusieurs représentations (voir créer une représentation).
De plus, vous allez pouvoir proposer au spectateur plusieurs boni :
- une adhésion à votre association donnant droit à des tarifs préférentiels sur les spectacles ;
- des tarifs dégressifs ;
- des propositions pour les groupes (famille, groupes de plus de 5 personnes…).
Une fois votre programmation créée, nous vous invitons à consulter la page relative aux tarifs spéciaux.
Festival mono site
Votre festival se déroule sur plusieurs jours en un seul et même lieu.
Prenons comme exemple MONFESTIVAL qui a lieu vendredi, samedi et dimanche, de 14h à 01h, et peut accueillir 10 000 personnes.
Les spectateurs disposent de billets valables toute une journée (Samedi), ou plusieurs jours (Samedi et Dimanche, Pass 3 jours…).
Avant tout, assurez-vous d’avoir référencé le lieu du festival et créé la liste des tarifs que vous allez appliquer.
Billets valables un jour
Nous vous conseillons de créer un spectacle par jour (soit 3 spectacle dans notre exemple) et une représentation pour chaque jour. Les heures de début à indiquer dans les représentations sont les heures d’ouverture des portes (14h dans notre exemple).
Pour les heures d’arrêt des ventes en ligne, vous pouvez indiquer manuellement une heure postérieure à l’heure de début (par exemple 20h00 dans notre exemple), en effet une des spécificités de Festik est de pouvoir continuer les ventes en ligne alors que le spectacle a commencé et les portes ouvertes.
Billets valables plusieurs jours
Vous avez 2 possibilités :
Vous pouvez créer un spectacle par combinaison possible : (pass vendredi samedi, pass samedi dimanche, pass 3 jour).
Dans ce cas les spectateurs disposeront d’un seul billet, que vous devrez contrôler :
- Soit une seule fois, lors de leur première entrée ; cela impose de fournir un moyen de reconnaissance pour leur autoriser l’accès les jours suivant (bracelet par exemple).
- Soit chaque jour (techniquement le contrôle de ces billets sera réactivé lors du changement de journée).
Cette solution permet à vos spectateurs de n’éditer qu’un seul billet.
Par contre la gestion du nombre de billets à mettre en vente pour chaque pass doit être suivie attentivement. Dans notre exemple, la jauge maximum est de 10 000 personnes, vous allez pouvoir proposer par exemple 5 000 billets pour le samedi, 1 000 pour le pass Vendredi Samedi, 2 000 pour le pass Samedi Dimanche et 2 000 pour le pass 3 jours, soit un maximum de (5 000 + 1 000 + 2 000 + 2 000 = 10 000) billets permettant de venir le Samedi.
Même si vous pouvez simplement modifier en cours de route les jauges des représentations, cela peut devenir compliqué dès qu’il y a plus de 4 jours de festival.
Pour simplifier cette gestion des jauges,
vous pouvez aussi créer un forfait.
Vous n’avez alors pas à créer de spectacle particulier pour les pass 2 ou 3 jours, mais à configurer des forfaits.
La mécanique de ces forfaits est que le spectateurs choisit dans le cadre du forfait parmi les journées qui lui sont proposées. Il dispose alors d’un billet par jour (3 billets dans le cas d’un forfait 3 jours), et il devra présenter le bon billet le bon jour.
Par contre chaque billet retiré dans le cadre d’un forfait est décompté directement de la jauge du jour concerné. Vous n’avez donc plus à vous préoccuper des jauges.
Sorties temporaires
Si vous fournissez des bracelets ou des moyens de contrôles visuels à vos spectateurs, les sorties temporaires ne sont pas un sujet. Toute personne munie d’un bracelet peut entrer et sortir à tout moment.
Par contre, si les spectateur ne disposent que du billet pour entrer dans votre festival, nous pouvons vous proposer des douchettes de sortie, qui, lors de la sortie d’un spectateur, permettent de réactiver leur billet, afin qu’il puisse entrer à nouveau.