Créer, configurer et gérer un code cadeau

Les codes cadeaux permettent de faire bénéficier d’un nombre prédéfini de tarifs promotionnels tout spectacles confondus.

Par exemple, un code cadeau limité à trois utilisations permettra de réserver un billet pour un spectacle et 2 pour un autre, mais pas plus.
Ils sont également adaptés, par exemple, pour un partenaire qui a droit à 50 billets pour un festival, quels que soient les concerts qu’il choisit.

Si vous souhaitez plutôt :

  • faire bénéficier de tarifs promotionnels sur une période limitée dans le temps et pour un certain nombre de commandes consultez plutôt l’article relatif aux coupons ;
  • ou si vous souhaitez plutôt faire bénéficier de tarifs promotionnels sur l’ensemble de votre saison, consultez plutôt l’article relatif aux quotas. Un quota de 2 donnera par exemple accès à 2 billets à tarif préférentiel sur l’ensemble de vos spectacles.

Créer un code cadeau

Pour créer un code cadeau, rendez-vous sur l’espace SITE, dans menu Spécial, puis sur l’élément que vous souhaitez ajouter Codes cadeaux (1).
Enfin, cliquez sur Ajouter un … (2).

Configurer un code cadeau

Dans le formulaire relatif au code cadeau, vous devez indiquer :

  1. L’intitulé du code cadeau (usage interne, le public ne le verra pas) ;
  2. Le nom court (il est à usage interne seulement). Laissez la valeur par défaut proposée automatiquement lors de la saisie de l’intitulé ;
  3. Le label de la clé associée : cette mention sera visible par votre public. Elle s’affiche dans la billetterie sous le tarif, quand on demande à saisir le code à cet endroit (nous vous recommandons la mention « Saisissez votre code ici »).
  4. Le message à envoyer par mail :
    En fin de ce document, nous vous expliquons comment prévenir les bénéficiaires de vos quotas par mail. Ce mail contient le code à utiliser et le nombre d’utilisation possible, mais il est personnalisable, c’est à cet endroit que vous pouvez rajouter du texte qui apparaîtra en haut du mail.
    Nous vous conseillons d’y mentionner l’adresse (URL) de votre billetterie. (voir liens de billetterie)

Par exemple :

Bonjour,

Merci de trouver ci-dessous le code qui vous permettra de profiter de votre avantage sur notre billetterie : adresse_de_votre_billetterie

cordialement.

Vous pouvez tester un quota en vous rendant ici. Le code à saisir est TESTQ

Gérer les bénéficiaires des codes cadeaux

Une fois le code cadeau créé, un bouton (1) vous permet d’accéder au module de gestion des bénéficiaires.

Contrairement aux coupons, qui sont identiques pour tout votre public, les codes cadeaux s’adressent à des entités (des partenaires) ou à des particuliers qui ont droit à un certain nombre de billets.

Depuis le bloc de gestion des bénéficiaires, vous pouvez les ajouter un par un (2) , ou par lot (3).

Ajout d’un code manuellement

Vous devez saisir :

  • Une clé secrète (1) : c’est le code que devra utiliser le bénéficiaire. OBLIGATOIRE.
  • Un texte libre (2) : ce texte figurera sur le billet (par exemple prénom et nom, ou alors « Partenariat Acme »).
  • L’adresse mail (3) à laquelle Festik pourra envoyer les informations au bénéficiaire.
  • Le nombre de places associées (4) : c’est-à-dire le nombre de fois où le code pourra être utilisé. OBLIGATOIRE.
  • Validez ensuite en cliquant sur enregistrer (5).

IMPORTANT : vous devez vous assurer de l’unicité de la clé secrète. Nous conseillons de fabriquer ces codes en deux parties, la première sur 3 caractères correspondant à l’entité des bénéficiaires (par exemple un CE, un partenaire…) la seconde pour identifier le bénéficiaire.

Cela donne par exemple :

    • ACM548 ; ACM74G ; ACM5GH… pour les membres du CE ACME.
    • SMI7745 ; SMI54G5 … pour les codes du partenaire SMITH

L’ajout manuel est utilisé pour des cas individuels :

les gagnants à un jeu concours : 45897XY | Gagnant concours eurovision | ludo@luddii.com | 2
des invitations individuelles : 8TRF4 | Invitation | paul@paulii.com | 1

Par contre, pour les partenaires notamment, vous allez préférer insérer les bénéficiaires par lot.

Insérer les bénéficiaires par lot

Nous vous conseillons dans ce cas de préparer les données dans un tableur (type Excel), en respectant impérativement l’ordre des colonnes suivant :

  • Code secret (1) OBLIGATOIRE ;
  • Nombre de Places (2) OBLIGATOIRE ;
  • Texte sur le billet (3) ;
  • Adresse mail (4).

Il vous suffira alors de copier/coller les champs dans l’encart Liste des bénéficiaires (1) directement depuis le tableur avant de cliquer sur Importer (2).
Rappel : les deux premières colonnes sont obligatoires.

Prévenir les bénéficiaires par mail

Pour avertir les bénéficiaires par e-mail (1), vous pouvez prévenir, au choix :

  • soit tous les bénéficiaires (2) ;
  • soit seulement ceux qui n’ont pas été déjà avertis (3).

Pour qu’un bénéficiaire ne soit pas averti, il suffit de ne pas lui associer d’adresse mail.

Le mail automatique est composé de 2 parties :

  1. le texte fixe que vous avez saisi lors de la création du code ou du quota ;
  2. les informations fournies par le système.

IMPORTANT : pour que cela fonctionne, les codes quotas et coupons doivent être associés à un tarif, et ce tarif doit être appliqué aux spectacles concernés.

Envoyer un mail personnalisé

La méthode ci-dessus ne vous permet pas de personnaliser le format du mail ni le nom de l’émetteur.

Si vous souhaitez envoyer des mails personnalisés, vous avez 2 possibilités :

Utiliser un outil d’e-mailing

Les solutions d’e-mailing vous permettent d’envoyer des mails personnalisés en masse.
Il suffit de les alimenter avec un fichier contenant une ligne par mail à envoyer.

Vous pouvez obtenir le contenu de ce fichier :

  • soit en utilisant le fichier qui vous a permis d’alimenter la liste des bénéficiaires par lot ;
  • soit en vous rendant directement sur Gérer les bénéficiaires depuis votre coupon/quota/code cadeau.
    Sélectionnez ensuite Données originales (1), puis copier l’intégralité de la liste des bénéficiaires (2), vous pourrez la coller ou l’intégrer dans votre outil de e-mailing.

Passer par votre boite mail.

Vous pouvez également saisir systématiquement votre propre adresse mail pour chaque bénéficiaire, vous allez alors recevoir vous-même autant de mails que de bénéficiaires. Que vous pourrez transférer après modification à leur bénéficiaire.

Vous avez la possibilité de tester vos codes et de savoir s’ils ont été utilisés, découvrez comment faire dans l’article dédié.

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